Päätöksiä etäyhteydellä

Tampereen Seudun Aliupseerit ry:n kokousedustaja Harri Terrinen osallistui kokoukseen kotoa käsin. Koska Terrisen vaimo oli ehtinyt varata kotona olevan etätyöhuoneen työtilakseen, Terrinen rakensi kokouspaikan itselleen kodinhoitohuoneeseen. Valoisa ja ilmava tila antoi työrauhan kokouksen ajaksi.

Kokouspaikan varustuksena oli tietokoneen ja matkapuhelimen lisäksi kokousedustajille ennakkoon lähetetty kokousmateriaali, tabletti, muistinpanovälineet ja kyniä. Kokouksen ilmoittautumisen yhteydessä jokaisella oli mahdollisuus testata ääniyhteyksiä ja puheenvuoron pyytämistä.

– Valmistauduin kokoukseen tutustumalla etukäteen Aliupseeriliiton lähettämiin ohjeisiin ja lataamalla Adobe Connect -sovellukset kannettavalle tietokoneelle ja kännykkään.

Terrisen mukaan kokous eteni sujuvasti. Merkittävin ero lähikokoukseen oli katsekontaktien puuttuminen.

– Jäin kaipaamaan ihmisiä. Läheisyys ja toisten näkeminen luo yhteenkuuluvuuden tunnetta. Kokoustaa voi hyvin isolla porukalla myös etänä.

Riikka Kankare (Lounais-Suomen Aliupseerit) on kokenut edustajakokousedustaja. Häntä arvelutti matkustaminen junalla Turusta Helsinkiin ja oli tyytyväinen etäosallistumismahdollisuudesta.

–  Oli ihan järkyttävän hyvä kokous. Tässä tilanteessa stressasin junamatkaa Pasilaan ihan hirveästi. Oli niin hyvä fiilis, kun kokous onnistui etänä.

Kankare toimi kokouksen toisena pöytäkirjan tarkastajana. Hän pystyi seuraamaan kokouksen etenemistä esityslistan mukaisesti ja kokouksen jälkeen tarkastamaan pöytäkirjan.

Kokouksessa näytettyjen diaesitysten näkymisessä Kankareen koneella oli kokouksen alussa teknisiä ongelmia. Kokousisäntä kuitenkin auttoi häntä saamaan diat näkyville.

– Todella hyvin hoidettu kokous. Ainakin itse pääsin ääneen yhdistyksemme kannanoton merkeissä. Toivottavasti ensi vuonna oltaisiin jo takaisin vanhassa toimintamallissa. Jos ei, niin kyllä tämäkin tapa toimi hyvin.

Jokainen kokousedustaja sai pian kokouksen jälkeen palautekyselyn. Siinä selvitettiin edustajien kokemuksia ennakkoon lähetetystä kokousaineistosta ja teknisistä ohjeista sekä kokouksen käytännön järjestelyistä. Samalla selvitettiin, minkälaisena edustajat kokivat osallistumisen ja päätöksenteon etäyhteydellä. Nämä pioneerikokousedustajien kokemukset ovat tärkeitä tulevien etäkokousten menettelytapoja ja ohjeita suunniteltaessa.

>> Ensimmäinen edustajakokous etänä